Es liegt in der Verantwortung des Lieferanten, die technischen Unterlagen zu erstellen, bevor er das Produkt in Verkehr bringt. Die Unterlagen müssen zehn Jahre (Ökodesign) bzw. fünf Jahre (Energieverbrauchskennzeichnung) nach dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme des Produkts für eine eventuelle Überprüfung durch die Marktaufsicht zur Verfügung stehen.  

Bei importierten Produkten muss der Importeur oder der bevollmächtigte Vertreter des Herstellers dafür sorgen, dass der Hersteller die Unterlagen zur Verfügung stellt bzw. die Verpflichtungen erfüllt. Sind die Unterlagen nicht vorhanden oder unvollständig, darf ein Produkt nicht in den Handel kommen.

Auf Anfrage einer Marktüberwachungsbehörde (MSA) muss der Lieferant die technischen Unterlagen (Datei) innerhalb von zehn Tagen liefern. 

• Name und Anschrift des Herstellers oder des bevollmächtigten Vertreters 
• Eine allgemeine Beschreibung des Produkts 
• Identifikation des Produkts, z. B. die Seriennummer des Produkts 
• Name(n) und Anschrift(en) der an der Entwicklung und Herstellung des Produkts beteiligten Einrichtungen 
• Name und Anschrift aller benannten Stellen, die an der Bewertung der Produktkonformität beteiligt sind 
• Die EU-Konformitätserklärung (DoC) einschließlich:
  • einer Nennung der maßgeblichen Vorschriften, denen das Produkt entspricht
  • eine Nennung der technischen Normen, deren Einhaltung geltend gemacht wird
  • eine Aufstellung, welche harmonisierten Normen und/oder sonstigen einschlägigen technischen Spezifikationen, deren Fundstellen im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht wurden, vollständig oder in Teilen angewandt worden sind, und eine Beschreibung, mit welchen Maßnahmen den wesentlichen Anforderungen der Rechtsvorschrift entsprochen wurde, insofern diese harmonisierten Normen nicht angewandt wurden. Im Falle von teilweise angewandten harmonisierten Normen ist in den technischen Unterlagen anzugeben, welche Teile angewandt wurden.
• Prüfberichte: Alle Prüfberichte, die der Konformitätsbewertung zugrunde liegen, müssen verfügbar sein. Bitte beachten Sie, dass einige produktspezifische Vorschriften vorschreiben, dass ein Produkt von einem akkreditierten Labor geprüft werden muss.
• Ergebnisse der Berechnungen, der durchgeführten Prüfungen, usw.
• Gebrauchsanweisung 
• Erläuterung der Teile und des Aufbaus des Produkts:
  • Entwurfs- und Fertigungszeichnungen sowie Pläne von Bauteilen, Baugruppen, Schaltkreisen usw.,
  • Beschreibungen und Erläuterungen, die zum Verständnis dieser Zeichnungen und Pläne sowie der Funktionsweise des Produkts erforderlich sind
  • eine Liste gleichwertiger Modelle (Produkte, bei denen die Informationen auf der gleichen Grundlage beruhen)